Dienstag, 22. September, 2020

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Produktivität steigern – aber wie? 5 sofort umsetzbare Wege und ein Bonus-Tipp!

Ein Gastbeitrag von Sarah Derkaoui

Sie haben sich auch schon oft gefragt, was die unzähligen “Tipps zum Produktivität steigern” wirklich bringen? Diese Frage beschäftigte mich auch eine ganze Weile. Denn: Mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen klingt definitiv verlockend. Was bei mir funktioniert hat, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

Ein ganz normaler Arbeitstag

Es ist Dienstag, kurz vor der Mittagspause. Eigentlich wollten Sie bis dahin mit dieser wichtigen Aufgabe fertig sein. Jetzt ärgern Sie sich  — wo ist die ganze Zeit hin? Sie sind sich sicher, dass sie konzentriert gearbeitet haben. Na ja, fast. Denn ein bisschen haben Sie sich schon ablenken lassen: Schnell die E-Mails checken, kurz die Anfrage auf LinkedIn beantworten und schon für das nächste Projekt ein paar Informationen heraussuchen. Obwohl Sie letzteres eigentlich für nachmittags eingeplant hatten. 

Wenn Sie sich bereits online über Strategien zur Produktivitätssteigerung informiert haben, wissen Sie, dass zu diesem Thema eine Reihe von Büchern geschrieben wurden. Und dass es Experten gibt, die dieser Angelegenheit ganze Studien widmen. Alle haben ihr Berechtigungsdasein  — und alle haben tolle Empfehlungen.

Weil solche Bücher, Listen und Empfehlungen durch die schiere Fülle der Informationen leider manchmal die Tendenz haben, unsere Produktivität zu bremsen, statt sie zu steigern, stellt dieser Artikel Ihnen nun die Top 5 der besten Produktivitäts-Tipps vor. 

Tipp 1: Produktivität steigern durch Frühaufstehen? Morgen Stund’ hat Gold im Mund!

Natürlich wussten Sie das schon. Aber versuchen Sie mal, so früh aufzustehen, dass Sie einen Teil der Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste bereits erledigt haben, bevor andere (sprich: der Rest der Familie) aufwachen. In Amerika gibt es eine ganze Bewegung, die sich dem “Miracle Morning”-Ritual verschrieben hat. 

Diese Menschen tun Folgendes: 

  • noch vor dem Sonnenaufgang aufstehen, 
  • einige Seiten eines inspirierenden Buches lesen, 
  • das tägliche Workout hinter sich bringen, 
  • duschen
  • frühstücken und
  • anschließend die Tasks des Tages beginnen.

Produktivität steigern durch simples Frühaufstehen? Warum das wirkt, erklären die mutigen Morgenmenschen folgendermaßen: Morgens lässt es sich fokussierter arbeiten, weil a) alle noch schlafen, b) es deshalb weniger bis keine Ablenkungen gibt und c) viele wichtige Dinge sich so bereits abschließen lassen, bevor der Tag richtig beginnt. Ich als absoluter Morgenmuffel habe es versucht (ohne das Workout  — wir wollen ja ehrlich bleiben!)  — und stehe mittlerweile sogar an Wochenenden um 4 Uhr auf, weil ich meine Morgenroutine so vermisse 🙂

Tipp für Mütter: Wenn Sie Kinder im Schulalter haben, lohnt es sich, die Schulbrotbox entweder bereits am Vorabend oder in aller Frühe vorzubereiten. Außerhalb von Corona-Zeiten, versteht sich. Auch für das gemeinsame Frühstück gibt es im Internet viele tolle Ideen, die sich eine Nacht vorher zubereiten lassen. 

Tipp 2: Prioritäten setzen!

Sie wollen in kürzerer Zeit mehr Aufgaben erledigen? Mehr Fokus auf das Wichtige, weniger Ablenkung durch Nebensächliches? Jeden Tag mit frischer Energie beginnen und genau wissen, was vor Ihnen liegt? Prioritäten strategisch und überlegt setzen  — und diese auch einhalten? 

In diesem Fall ist der nächste Tipp etwas für Sie. Viele Menschen, die permanent im Multitasking-Modus arbeiten (müssen), haben folgende Gewohnheit für sich entdeckt.

Sie notieren sich am Vorabend die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag. Am Morgen wissen sie dann genau, was in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden muss. Es kommt dabei auf zwei Aspekte an: 

  1. eine klare, eindeutige Formulierung und 
  2. eine Beschreibung in mehr als drei Wörtern. 

Der Effekt: Besserer Schlaf, weil der kommende Tag bereits eine Grundstruktur hat. Ist zumindest bei mir so 🙂

Tipp 3: Haben Sie immer (!) Ihren Notizblock und einen Stift dabei!

Warum das in Zeiten von Google Docs, Evernote und Trello trotzdem nötig ist? Ich behaupte: Weil wir uns Informationen besser merken können, wenn wir sie handschriftlich niederschreiben. Glücklicherweise stimmt mir die Neurowissenschaft in diesem Punkt zu. 

Wenn Sie also gerade mitten in einer anderen wichtigen Aufgabe stecken und Ihnen etwas einfällt, dass Sie absolut nicht vergessen wollen  — vertrauen Sie es Ihrem Notizbuch an. So können Sie sich weiterhin auf den Moment konzentrieren und haben gleichzeitig die Sicherheit, dass Ihr wichtiger Gedanke nicht verloren ist.

Tipp 4: Wie Sie mit einem Website-Blocker Ihre Produktivität steigern können!

Vor allem für Selbstständige, denen kein Chef oder Kollege über die Schulter schaut, ist es manchmal schwierig, sich im Home-Office nicht ablenken zu lassen. Ein Website-Blocker kann an dieser Stelle schnelle Abhilfe verschaffen. 

Website-Blocker gibt es als Zusatz-Downloads (Extensions) für Ihren Google Chrome Browser. Und sie funktionieren so: In der Nutzeroberfläche geben Sie die URL derjenigen Webseiten ein, von denen Sie sich des Öfteren ablenken lassen. Sobald Sie die Extension aktivieren, blockiert das Programm diese URLs und Sie lassen sich für den eingestellten Zeitraum nicht aufrufen.

Ob Facebook, LinkedIn oder Instagram  — Sie wissen am besten, welche Webangebote Ihnen die meiste Zeit stehlen. Ich habe gute Erfahrungen mit “SelfControl” gemacht, benutze das Programm aber eher selten. Falls Sie zu den Menschen gehören, die gerne in den sozialen Medien unterwegs sind, kann ein solcher Website-Blocker Ihnen helfen, Ihre Zeit besser zu priorisieren. 

Tipp 5: Produktivität steigern durch “Batching”!

Batching bedeutet, Sie erledigen ähnliche Aufgaben zu einer bestimmten Zeit in einem Abwasch. Denken Sie an Ihre E-Mails oder Mitteilungen auf LinkedIn. Haben Sie die Gewohnheit mehrmals am Tag “mal kurz” Ihre Mails zu checken? Oder finden Sie sich plötzlich auf LinkedIn wieder, um nachzusehen, ob Ihre gestrige Mitteilung schon beantwortet wurde?

Auch hier ist die   — schließlich sind Sie hier völlig unbeobachtet – Ablenkungsgefahr im Home-Office sicherlich größer

In jedem Fall kann es helfen, ähnliche Tasks zusammenzufassen. Das kann beispielsweise so aussehen: Reservieren Sie eine bestimmte Zeitspanne am Morgen, sowie am Nachmittag/Abend ausschließlich für solche “Zeiträuber”. So stellen Sie einerseits sicher, dass Sie E-Mails und Mitteilungen innerhalb von 24 Stunden beantworten. Andererseits vermeiden Sie Unterbrechungen  — und arbeiten fokussierter.

Bonus-Tipp: Lernen Sie, NEIN zu sagen, wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen!

Stimmt das Klischee, dass es Frauen schwerfällt, “nein” zu sagen? Ich weiß es nicht. Aber meine persönliche Meinung zu diesem Thema ist, dass es uns Menschen  — egal ob Männlein oder Weiblein  — in bestimmten Situationen unangenehm ist, eine Bitte abzulehnen. 

Wer nicht als unhöflich oder egoistisch abgestempelt werden möchte, sollte der Bitte eines Mitmenschen deshalb nachkommen, sofern er dazu imstande ist  — oder nicht? 

Nicht ganz. Wenn Sie gerade mitten in einer wichtigen Aufgabe stecken und dringend Ihre Gedanken zu Papier (oder auf den Bildschirm) bringen müssen, dürfen Sie eine Bitte abschlagen. Das muss auch gar nicht endgültig sein. Falls Sie später Zeit haben, können Sie immer noch darauf zurückkommen.

Fazit: Viele Wege führen nach Rom!

Ich habe Ihnen in diesem Artikel eine kleine Auswahl von Strategien vorgestellt, mit denen ich meine Produktivität steigern konnte. Für besonders effektiv halte ich das (ganz!) frühe Aufstehen am Morgen. So räumen Sie viele kleine Tasks bereits aus dem Weg, bevor der Arbeitstag richtig beginnt. 

Wenn Sie außerdem am Vorabend die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag zu Papier bringen und darauf achten, stets einen Notizblock für Blitzgedanken bei sich zu haben, sind Sie bestens gewappnet für einen produktiven Workday.

Der Einsatz von Website-Blockern und das Zusammenfassen ähnlicher Tasks (das sogenannte Batching) können Ihnen ebenfalls helfen, den Tag zu strukturieren und produktiver zu arbeiten. Und schließlich kann es hilfreich sein, das Gefühl abzulegen, jeder Bitte sofort verpflichtend nachkommen zu müssen.

Was sind Ihre Tipps für mehr Produktivität? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!

Über die Autorin

Sarah Derkaoui ist als Texterin auf die Bereiche Gesundheit, Wellness und Bildung spezialisiert. Geboren in Nürnberg, lebt sie zurzeit in Afrikas größter Metropole Kairo und lässt sich vom orientalisch-urbanen Lifestyle der Ägypter inspirieren.

Bildnachweis: pexels.com / Judit

 

 

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